- Öffnen Sie die Seite Ausgangsrechnung.
- Klicken Sie auf Neue Rechnung.
- Wählen Sie den Kunden (siehe Schritt 1).
- Prüfen bzw. ergänzen Sie die Kopfdaten (Datum, Bestellnummer).
- Erfassen Sie die Positionen (Artikel mit Menge und Preis).
- Prüfen Sie rechts die Summen.
- Klicken Sie auf Speichern.
Alternativ erzeugen Sie die Rechnung aus bestehenden Lieferscheinen – siehe Sammelrechnung.
Schritt 1: Kunde wählen
- Klicken Sie auf Kunde bzw. Kunde auswählen.
- Suchen Sie im Dialog nach Kundennummer oder Name.
- Die Adressfelder (Name, Name 2, Straße, Plz, Ort, Land) werden gefüllt; Sie können sie für diese Rechnung anpassen.
- Mit Übernehmen ordnen Sie den Kunden der Rechnung zu.
Beim Übernehmen werden Konditionen aus dem Kundenstamm mitgezogen: Skonto, Netto-Tage, Bankangaben und – falls hinterlegt – das E-Rechnungsformat. Hat der Kunde Vorkasse hinterlegt, erscheint ein entsprechender Hinweis.
Achtung: Wenn Sie den Kunden nachträglich wechseln, werden alle bereits erfassten Positionen gelöscht. Sie werden vorher gefragt.
Schritt 2: Kopfdaten ausfüllen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Rechnungsnummer | Wird automatisch vergeben. Über die Rücksetzen-Schaltfläche holen Sie die nächste freie Nummer; Sie können auch eine eigene eingeben. |
| Rechnungsdatum (Pflicht) | Vorbelegt mit heute. |
| Bestellnummer | Freie Angabe, z. B. die Bestellnummer des Kunden. |
| Zahlungsziel | Wird aus Rechnungsdatum + Netto-Tagen berechnet und nur angezeigt. |
| Skonto 1 % / Skonto 1 Tage / Skonto 2 % / Skonto 2 Tage | Aus dem Kundenstamm übernommen; nur sichtbar, wenn hinterlegt. |
| E-Rechnungsformat | Aus dem Kundenstamm; nur angezeigt (z. B. ZUGFeRD, XRechnung). |
Nach dem Speichern sind Rechnungsnummer, Datum und Adresse gesperrt.
Schritt 3: Positionen erfassen
Eine Artikelposition hinzufügen
- Öffnen Sie oben die Auswahl Artikel und wählen Sie den gewünschten Artikel.
- Die Position wird mit Menge, Einzelpreis und MwSt aus dem Artikelstamm vorbelegt.
- Ist für den Kunden eine Preisliste oder ein Kontrakt hinterlegt, werden Sie gefragt, ob Sie diesen Preis übernehmen oder den Tagespreis verwenden möchten.
Jede Position zeigt zur Information kleine Kennzeichen: die Bezugsgröße (z. B. „100 Stück“ oder „Lose“), das Konto, die EAN, den MwSt-Satz, einen etwaigen Mengenrabatt sowie die Preisquelle (Tagespreis, Preisliste oder Kontrakt).
Menge, Preis und Rabatt
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Menge (Pflicht, > 0) | Anzahl der Bezugsgrößen-Einheiten. |
| Gesamtmenge | Wird berechnet: Menge × Bezugsgröße (z. B. 3 × „100 Stück“ = 300 Stück). Nur Anzeige. |
| Einzelpreis | Preis je Bezugsgröße. Bei Änderung wird der Mengenrabatt neu berechnet. |
| Gesamt Netto | Menge × Einzelpreis abzüglich Rabatt. |
| Gesamt Brutto | Gesamt Netto zuzüglich MwSt. |
Mengenrabatt (Staffelrabatt): Sobald Sie einen Artikel wählen oder Menge bzw. Preis ändern, ermittelt das Programm automatisch den passenden Staffelrabatt und zeigt ihn an – als prozentualen Abzug, als Betrag in € oder als Festpreis. Positionen, die aus einem Lieferschein übernommen wurden, behalten den dort bereits ermittelten Rabatt.
Über die Lösch-Schaltfläche entfernen Sie eine Position wieder.
Zusatztexte und Vorfracht
- Zusatztext: Zu jeder Position können Sie über Notiz hinzufügen einen oder mehrere Textblöcke ergänzen (z. B. eine erklärende Zeile auf der Rechnung). Mit Notiz löschen entfernen Sie sie wieder.
- Vorfracht: Bei Artikeln der Bezugsgröße Lose stehen im aufgeklappten Bereich der Position zusätzlich die Felder Vorfracht 1–3 für freie Angaben zur Verfügung.
Summen prüfen
Rechts sehen Sie laufend:
| Summe | Bedeutung |
|---|---|
| Gesamt Netto | Summe aller Positionen ohne Steuer. |
| Gesamtsteuern | Summe der Mehrwertsteuer, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt. |
| Gesamt Brutto | Netto zuzüglich Steuer – der Rechnungsbetrag. |
Beim Speichern werden die Summen serverseitig noch einmal sauber nachgerechnet.
Speichern
Klicken Sie auf Speichern. Das Programm prüft die Eingaben. Eine Rechnung lässt sich nicht speichern, wenn kein Kunde gewählt ist, keine Position vorhanden ist oder eine Menge null bzw. negativ ist. Nach dem Speichern erscheint die Bestätigung Rechnung gespeichert.
